Referat af SHI hovedbestyrelsesmøde den 7. august 2025

Referat af SHI hovedbestyrelsesmøde den 7. august 2025.

Deltagere: Mads Nielsen (MN), Peter Hansen (PH), Lars Sieker (LS), Camilla Jørgensen (CJ), Rikke Skovbjerg (RS), Jes Skovbjerg (JS), Anne Sofie Elb (ASE), Pernille Christensen (PC), Marianne Porsmose (MP), Mark Sørensen (MS), Anders Sindal Møller (AM), Peter Winther Sørensen (PWS), Ole Nørgaard (ON)

Afbud: Søren Pedersen (SP), Mette Skaarup Astrup (MSA), Lars Rasmussen (LR), HC Hartmann (HCH)

Dagsorden:

1. Velkomst
2. Nyt fra afdelingerne
   1. Fodbold
   2. Håndbold
   3. Gymnastik
   4. Løb
   5. Badminton
   6. Padel
   7. Cafeteria
   8. SHI´s Venner
   9. Det Blå Frirum
   10. Sponsorudvalg
   11. Fredagsholdet
3. MAN ønsker gerne at deltage på kommende afdelingsmøde
4. Kontingent og frivilligt arbejde
5. Haltider + SU udvalg
6. Sponsor
7. Tøjaftale Sport 24/SHI
   1. Status på samarbejde
   2. Hjemmeside og tøjbestilling
   3. Farver og mærker i SHI
8. Evalueringsmøde Dana Cup (inkl. mail vedr. lyn)
9. Evaluering Fodboldskole
10. Hal Projekt (Den Blå Magnet)
11. Legeplads – officiel åbning med A-Z onsdag den 20/8
12. Cafeteria – på plads, afventer helt officiel indtil fonde på plads.
13. Valgdebat 9/11
14. Brobygning efterår 2025
15. IT + facebook
16. Kassererrollen i SHI og forberedelse til fremtiden
17. Kommunikation (oplæg)
18. Ønsker / tanker på projekter i den kommende tid
19. Eventuelt
20. Aktionslisten
    
    
21. Velkomst
    Mads bød velkommen.
    
    Mads orienterede kort om et par punkter fra sidste forretningsudvalgsmøde.
    Hjørring Kommune har indkaldt til et møde omkring halkapacitet.
    Der blev talt om øget overvågning i boldrum og maskinrum. Det er op til Fodbold at beslutte om det er nødvendigt. Der er sat flere kameraer op i cafeteria og gangen i hallen.
    
    
22. Nyt fra afdelingerne
    31. Fodbold
        Fodbold har været til Ikast Cup, igen med masser af SHI Hold.
        Vi har også haft mange hold med til Dana Cup, som sportsligt er gået fint.
        
        Vi har netop haft fodboldskole i uge 31. Der var knap 300 spillere og det gav et pænt overskud til SHI’s fodboldafdeling.
        
        Vi har fokus på at få vores trænere på kurser, hvor vi kan få en del af dem gratis igennem velfærdsalliancen.
        
        Så er den nye sæson gået i gang, og der arbejdes lige nu på at etablere et U17 hold hvor vi ikke har hold tidligere for denne årgang.
        
        I tirsdag havde vi et brag af en pokalkamp mod Aarhus Fremad, med rigtigt mange tilskuere, selvom vi tabte, var det en god oplevelse. Omsætningen var ca. 25.000 kr.
        
        Mads havde desværre et punkt til drøftelse fra Ikast Cup. Der var en forældregruppe fra et SHI hold, der var voldsomt berusede og ikke opførte sig som man skulle.
        Det er begrænset hvad vi kan gøre, men vi kan selvfølgelig opfordre i en evt. kommunikation med forældrene til at man opfører sig pænt.
        
        
    32. Håndbold
        Der har været en mere travl sommer end der plejer. Der har været stor tilslutning til beachhåndbold. Der har været beachstævne der gik rigtigt godt.
        
        Der er flere nye arbejdsgange, der skal styr på efter at Jesper B. er stoppet.
        
        Der arbejdes med en ny rekrutteringsstrategi for de helt små. Der er gang i et samarbejde med dagplejere og vuggestuer.
        
        Træning er startet op i går. Der er en træningslejr i pipeline den 5-6/9.
        Der afholdes Juletræsfest den 20/12.
        
        Det ser fint ud med trænere. Der er kommet en del nye trænere udefra.
        
        Der er kommet en henvendelse fra nogle drenge der vil starte et U19 hold op. Det arbejdes der på.
        
        
    33. Gymnastik
        Der er åbent for tilmelding. Kort for åbning så kom der nogenlunde styr på trænere og føl, selvom der kom flere trænere der meldte fra.
        
        Der holdes opstartsmøde 20/8 hvor der kommer en fysioterapeut og en fra DGI og fortæller om forebyggelse af skader.
        
        
    34. Løb
        Deltog ikke.
        
        
    35. Badminton
        Der laves opslag senere i august omkring bookning af baner til badminton og pickleball til vinter.
        
        
    36. Padel
        Deltog ikke.
        
        
    37. Cafeteria
        Vi er begejstret over det nye cafeteria. Der mangler stadig lidt vejledninger.
        
        Der er lavet aftale med Henriette Lund som FB ansvarlig.
        
        Der er lidt problemer med skærmene i cafeteriet, men Rikke er i dialog med Christian.
        
        Der udestår stadig svar fra et par fonde, men vi tager chancen og arbejder på en offentliggørelse sidst i august.
        
        
    38. SHI´s Venner
        Højene Hygger på plænen gik godt da solen endelig kom frem. Det gav et overskud, men det endelige resultat er ikke gjort op, men det er formentlig over 10.000 kr.
        
        Næste år bliver det lørdag i uge 21.
        Der arbejdes på at udvide med flere hoppeborge.
        
        Der er snart Tornby Cup, så der kommer et opslag omkring hjælp snart.
        
        Coast2Coast var en stor succes. 1.280 deltagere kom forbi.
        
        
    39. Det Blå Frirum
        Der var forsøg med Dana Cup’s streamingkameraer der blev brugt til pokalkampen. Der var 24 der havde købt adgang.
        
        Beachbanen skal der laves en plan omkring vedligeholdelse, pleje af sand mm.
        Der kommer bander på de 2 hegn i midten i løbet af næste uge.
        
        Fredagsholdet er stadig i gang med oprydning efter Dana Cup og Fodboldskolen.
        I skuret er der lavet særskilte vogne til SHI Cup, Dana Cup mm.
        Det er vigtigt at der ikke kommer mere ind uden at det aftales med Mark.
        
        Der er kommet styr på teltet og de er blevet lagt i kasser med billeder, så man kan se hvad der er i kassen.
        
        Sig til hvis der er nogle der skal bruges koder, så kan Mark hurtigt lave en. Man må ikke dele sin kode.
        
        
    40. Sponsorudvalg
        Deltog ikke
        
        
    41. Fredagsholdet
        Se Det Blå Frirum
        
        
23. MAN ønsker gerne at deltage på kommende afdelingsmøde
    Gælder alle afdelinger, hvis man brug for det.
    
    
24. Kontingent og frivilligt arbejde
    De forskellige afdelinger, har fået lov til at udarbejde de punkter man kan vælge som frivillig.
    
    Pernille fortalte at man i Gymnastik har en del forældre der oplever at de ikke kan vælge punkter selv. Mads kontakter Christian omkring problemet.
    
    Anne-Sofie indvendte at det måske ikke rigtigt virker, men har ikke løsningen.
    
    
25. Haltider + SU udvalg
    Intet nyt.
    Næste møde er sidst på året.
    
    
26. Sponsor
    Mads og Anders sætter sig sammen og prøver at lave et overblik over bandesponsorer.
    Dem der er på Det Blå Frirum skal til at fornyes.
    
    Vi vil gerne prøve at lave et koncept hvor vi kan give lidt tilbage til sponsorerne.
    
    
27. Tøjaftale Sport 24/SHI
    24. Status på samarbejde
        Fodbold oplever mange fejl i leveringerne og mangel på kommunikation fra Sport24.
        Leveringstiden er også noget længere end de 2-3 uger.
        
        Håndbold oplever at tingene ikke leveres i butikken i Metropol selvom det er aftalt og har også problemer med at få svar på mails fra Lasse.
        
        
    25. Hjemmeside og tøjbestilling
        Hjemmesiden lægger lidt hos os. Peter Hansen ser på det.
        
        
    26. Farver og mærker i SHI
        Alle afdelinger skal købe hvidt og blåt kamptøj. Eneste undtagelse er udebanetøj. Vigtigt at det bliver styret fra centralt hold.
        
        Der opfordres til at man så vidt muligt sørger for at alle får samme cuptrøjer.
        
        
28. Evalueringsmøde Dana Cup (inkl. mail vedr. lyn)
    Der indkaldes til evalueringsmøde indenfor de næste 3-4 uger.
    Ole forespurgte om der kan laves en skærm der viser programmet for alle SHI kampe under Dana Cup.
    
    Generelt gik det rigtigt godt. Vi var heldige med vejret. Den nye placering skulle vi lige finde fodfæste i, men så gik det rigtigt godt.
    Der er selvfølgelig ting ved det nye setup, der skal justeres.
    
    Omsætningen var ca. på niveau med sidste år, selvom der var markant færre norske hold med.
    
    Der var en episode med lyn tirsdag aften. Mads har sendt en mail til Dana Cup med behov for at indskærpe reglerne overfor dommerne.
    
    
29. Evaluering Fodboldskole
    Fed fodboldskole med 300 deltagere. Ros fra Marianne til fodboldskolen, med high-five tunnel osv.
    
    De 2 dage med hoppeborge om aftenen i uge 31 var velbesøgt, men det skal sættes i system og planlægges bedre til en anden gang.
    
    
30. Hal Projekt (Den Blå Magnet)
    Mads orienterede om status. Politikerne kommer ikke til at sige noget på denne side af valget.
    
    Der er nedsat et udvalg under Hjørring Hallerne der skal se på halkapacitet i kommunen.
    
    Vi kommer til at øge kommunikationen frem mod valget og valgdebatten.
    
    
31. Legeplads – officiel åbning med A-Z onsdag den 20/8
    Legepladsen er i brug. Der afholdes en miniåbning aht. A-Z onsdag den 20/8 om formiddagen.
    
    
    
32. Cafeteria – på plads, afventer helt officiel indtil fonde på plads.
    Vi melder noget ud når vi kan lave gimmick med halfest donation.
    
    
33. Valgdebat 9/11
    Alle partier har meldt sig til. Der kommer 7-9 politikere. Det bliver 14.30 søndag den 9/11.
    
    
34. Brobygning efterår 2025
    Det er et forløb som har kørt i foråret med 5 institutioner. De er meget begejstret for det. Anne-Sofie forsætter i efteråret.
    
35. IT + facebook
    Det er afdelingernes sider der skal føde data til hovedsiden.
    Der laves en fælles Canva konto til redigering, som kan anvendes af afdelingerne. Det undersøges om der kan laves en fælles CapCut konto.
    
    
36. Kassererrollen i SHI og forberedelse til fremtiden
    Lars S. stopper på et tidspunkt i løbet af 2026. Derfor arbejdes der med en anden til at overtage, selvom det er store sko at udfylde.
    
    I samme forbindelse skal der ses på om opgaverne kan deles op i flere opgaver, samt evt. nye forretningsgange og øget digitalisering.
    
    Lars Sieker gjorde opmærksom på at der afleveres budgetter 1. oktober.
    
    
37. Kommunikation (oplæg)
    Mads ønskede at vi igen har lidt fokus på hvordan vi kommunikerer med hinanden i SHI, specielt i situationer hvor man er lidt presset, fx under Dana Cup.
    
    Det er vigtigt altid at huske, at vi er i frivillig forening.
    
    Det er derfor vigtigt at vi får lavet nogle spilleregler. Mads har derfor udarbejdet et notat med retningslinjer som vi skal følge både ift. ekstern kommunikation og intern kommunikation.
    
    Retningslinjerne medsendes særskilt med referatet.
    
    
38. Ønsker / tanker på projekter i den kommende tid
    - Glasparti i cafeteria
    - Reklameskærm i hallen
    - Nye borde og stole
    - Renovering omklædningsrum
    
    
    
    
39. Eventuelt

• Rikke nævnte problem med udlån af grill og manglende procedure for lån af grill.
  Fodboldudvalget snakker med Mark omkring hvad vi kan gøre.
  
  
• Ole skal have lavet retningslinjer for lån og brug af pavillion.

20. Aktionslisten

Conventus adgange:
Der er behov for et kursus for de enkelte udvalg.

Næste møde i forretningsudvalget er torsdag den 4. september kl. 19 og næste møde i hovedbestyrelsen er torsdag den 2. oktober kl. 19.00